Menyusun dokumen dalam fail

Sewaktu saya belum berkahwin saya memang berminat memfailkan segala dokumen dan surat-menyurat yang saya terima. Satu fail dikhususkan untuk satu jenis dokumen. Satu fail untuk akaun bank A, satu lagi fail untuk akaun bank B, satu fail untuk bil kredit kad dan bermacam lagi.

Kerana saya masih single, saya punya banyak masa untuk melabel setiap fail dan meyusun pula mengikut abjad!

Setelah saya berkeluarga, sudah tentu jenis dokumen kita bertambah. Sijil nikah, surat beranak, passport, kad merah (mengandung), kad imunisasi anak, bil2 air dan api, bil2 kredit kad, dokumen insuran dan simpanan dan berbagai lagi.

Sebelum ini saya telah menyarankan agar menggunakan fail yang berlapis dan mempunyai pembahagi seperti di dalam gambar. Kali ini saya saya ingin memperturunkan beberapa saranan lain pula.

Satu cara ialah dengan menyediakan satu fail untuk setiap ahli keluarga. Satu fail untuk suami, satu untuk isteri, dan satu untuk setiap anak2. Fail clear holder seperti dalam gambar pun boleh.

Jadi, dokumen kelahiran sampai zaman persekolahan kesemuanya boleh disimpan di dalam clear holder yang sama. Apabila mereka melangkah masuk ke universiti, pandai2 lah mereka menguruskan dokumen sendiri dengan penambahan clear holder atau lain2 cara.

Untuk dokumen2 rumah tangga pula kita boleh mengasingkan mengikut kategori2 begini:

1. Dokumen rumahtangga seperti sijil nikah, cerai (jika berkaitan) dan apa2 lagi berkenaan perkahwinan kita.

2. Insurans perlu disimpan dalam satu jenis fail. Biasanya kita terbeli beberapa jenis insurans nyawa dan pelaburan. Elok kita simpan buku polisi dan segala borang berkaitan dalam satu jenis fail.

3. Kemudian kita juga mempunyai simpanan yang pelbagai. Ada simpanan bank, tabung haji, saham amanah dan sebagainya. Elok disediakan satu fail khusus untuk simpanan.

4. Seterusnya kita juga membuat pembelian aset seperti beberapa buah kereta dan/atau motor dan beberapa buah rumah. Elok disediakan satu fail untuk setiap pembelian aset terutama rumah kerana segala dokumen seperti dokumen dari peguam dan dari bank perlu disimpan sekali untuk kemudahan rujukan akan datang.

5. Sekiranya anda memiliki kad kredit, perlu juga disediakan satu fail untuk kad kredit. Boleh juga dicampurkan dengan kad2 debit, kad keahlian untuk diskaun pembelian dan sebagainya. Kita perlu menyimpan penyata dan rekod bayaran sekurang2 nya untuk setahun.

6. Tidak ketinggalan adalah satu fail khusus untuk dokumen berkaitan income tax kerana kita diwajibkan menyimpan selama 7 tahun dan boleh dipanggil bila2 masa oleh jabatan hasil untuk tujuan audit. Jadi saya sendiri menggunakan satu file untuk setiap tahun income tax dan saya tuliskan tahun di luar fail tersebut. Bahkan, saya sudah menyediakan satu sampul surat besar in advance untuk tax 2011 dan saya humbankan segala resit2 dan dokumen yang bakal digunakan bagi tujuan taksiran 2011 kelak.

7. Seterusnya anda boleh menyediakan satu fail untuk resit2 pembayaran anak2 seperti resit pembayaran taska, resit sekolah, resit tusyen dan sebagainya.

8. Apabila kita membeli pula barangan elektrik, kita mendapat pula panduan atau manual penggunaan barangan. Itu juga elok kita simpan dalam satu fail atau bekas dan disimpan di tempat yang mudah dicari. Untuk2 kes kecemasan salah guna barangan, kita boleh merujuk kepada manual2 tersebut.

Kita juga mempunyai dokumen2 peribadi yang berkaitan dengan akademik dan kerjaya. Yang ini kita simpan berasingan dari dokumen rumahtangga. Satu fail clear holder saya peruntukkan untuk dokumen akademik saya. Memandangkan pengalaman yang bertambah, saya kini membeli satu lagi clear holder untuk menyimpan sijil2 berkaitan kursus dan seminar.

Saya juga membeli satu expanding file seperti gambar pertama di atas untuk menyimpan slip gaji, sijil2 kepujian dari majikan, sijil2 perlantikan ahli jawatankuasa, maklumat kenaikan gaji atau kenaikan pangkat, dokumen penilaian hujung tahun dsbnya.

Fail2 berkenaan kerjaya kesemuanya saya simpan di pejabat untuk mengelakkan kecelaruan.

Sekiranya rakan2 masih buntu, cari masa dan ruang dan mula lah bahagikan dokumen2 anda mengikut jenisnya. Kemudian lihat dan kira berapa jenis dokumen yang anda miliki dan belilah jumlah fail yang anda perlukan.

Anda perlu juga menyediakan satu kotak khas (kalau boleh yang cantik dan comel) untuk anda mengumpulkan segala dokumen yang perlu difailkan. Setiap kali surat tiba, anda boleh letakkan dulu dalam kotak tersebut. Setiap hujung minggu anda perlu komited memasukkan surat2 dan dokumen tersebut ke dalam fail yang telah disediakan. Jangan tunggu sehingga berbulan lamanya dan anda sendiri sudah hilang minat mengasingkan dokumen yang sarat terkumpul.

Walau apa pun, anda sendiri yang lebih berhak menentukan sistem fail yang paling mudah bagi anda. Saranan di atas adalah satu dari ribuan teknik yang ada.